Sääntömuutos

Sääntömuutokseen evästyksiä

Yhdistystoiminta on viime vuosien aikana ollut julkisen mielenkiinnon kohteena ja sitä on tarkastelu eri näkökulmista: esimerkiksi verottaja on kiinnittänyt huomiota yhdistysten yleishyödyllisyyden tulkintaan verotuksen näkökulmasta ja yhdistyslakiin on tullut muutoksia vuonna 2010. Myös tietoliikenneyhteyksien hyödyntäminen on haluttu mahdollistaa yhdistysten kokouksiin osallistumisissa. Henkilötietolaki on aiheuttanut monenlaista päänvaivaa ja rajoituksia sukututkimukseen ja tuonut velvoitteita henkilötietojen kokoamiseen, käsittelyyn ja käyttöön.  Monet näistä ajankohtaisista asioista heijastuvat myös sukuseurojen toimintaan ja osa niistä edellyttää sääntöjen tarkistuksia.

Sukuseuran hallitus on tarkistanut seuran vuonna 1996 rekisteröidyt säännöt ja tehnyt niihin tarvittavia muutoksia. Sisällöllisten tarkistusten lisäksi on myös tekstiä muotoiltu sujuvammaksi. Sääntöuudistuksen pohjana on käytetty Sukuseurojen keskusliiton laatimia mallisääntöjä. Alla keskeisimpiä tarkistustarpeita sukuseuran sääntöihin.

Moni yhdistys, myöskin sukuseura, on saanut viime vuosina yllättäen laskupostia, kun verottaja on tutkinut yhdistyksen toimintaa ja sääntöjä ja kyseenalaistanut yhdistyksen verovapauden edellyttämän yleishyödyllisyyden. Sukuseuran tarkoituksessa ja toimintamuodoissa on tärkeää vahvistaa säännöissä aatteellisuutta sekä yleishyödyllisyyttä. Verottaja on joissakin tapauksissa tulkinnut jopa sukukirjahankkeet elinkeinotoiminnaksi. Toiminnan rajautuminen vain tiettyyn suppeaan ryhmään voi heikentää yleishyödyllisyyden toteutumista. On tarpeen tarkistaa esimerkiksi, ettei sääntöihin ole kirjattu liian kapeasti sukuseuran tarkoitusta ja toimintamuotoja tai rajattu jäsenyyttä vain kapeasti suvun jäseniin.
Mallisäännöissä suositellaan esim. kannatusjäsenyyden mahdollistamista niille suvun ulkopuolisille, jotka haluavat tukea seuran tarkoitusta tai toimintaa, mutta äänioikeuden yhdistys voi edelleen rajata vain sukuun kuuluville. Myös seuran toiminnan ja yhteistyön suuntaaminen ulospäin olisi hyvä kirjata näkyviin.

Yhdistyslakia ja tilintarkastuslakia on uudistettu vuonna 2010. Pienemmissä yhdistyksissä toiminnantarkastus korvaa maallikkotilintarkastuksen, jolloin tilintarkastajien sijaan sukuseurat valitsevat toiminnantarkastajan (1) ja hänelle varatoiminnantarkastajan (1). Tilinpäätökset, toimintasuunnitelmat, talousarviot ja jäsenmaksut hyväksytään seuraavaksi toimintakaudeksi eli varsinaisten sukukokousten väliseksi ajaksi, joka Katteluksen sukuseuralla on kolme vuotta. Hallituksen jäsenten erovuoroisuus on kirjattu mallisääntöihin: jäsenmäärä parillinen, puolet kerrallaan erovuorossa ja toimikausi Katteluksen sukuseuralla olisi näin kuusi vuotta. Näin myös puheenjohtajan valinta on varsinaisen sukukokouksen esityslistalla puheenjohtajan ollessa erovuorossa. Toiminnan sujuvuutta parantaa, jos varapuheenjohtajan valinta on hallituksella. Sääntöihin suositellaan myös mainintaa pyrkimyksestä sukuhaarojen tasapuolisuuteen hallitusvalinnoissa.

Viestinnän siirryttyä entistä enemmän sähköisiin välineisiin, yhdistyslakiin on kirjattu mahdollisuus laajentaa osallistumista kokousten päätöksentekoon esim. maininnalla että hallitus tai sukukokous voi päättää postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen välineen avulla kokoukseen osallistumisesta.